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Die Startseite
Die Startseite ist an sich selbsterklärend. Von hier aus besteht für jeden Interessenten über die Schaltfläche "zur Datenbank" der Zugang dorthin oder über die Schaltfläche "Zugang für Mitglieder" der erweiterte Zugang nur für Vereinsmitglieder.
Das Durchsuchen der Datenbank über die Startseite
Die Wahl des Buttons "zur Datenbank" auf der Startseite ermöglicht eine öffentlich zugängliche Suche in den Daten, die von den Vereinsmitgliedern "frei" (d. h. auch für Nichtmitglieder) zur Verfügung gestellt wurden. Die Suchfunktion folgt den Prinzipien, die nachfolgend noch angesprochen werden.
Zugang für Mitglieder
Nach Wahl der Schaltfläche "Zugang für Mitglieder" öffnet sich eine Eingabemaske für die Zugangsdaten, d.h. den persönlichen Benutzernamen und das Passwort.
Beim erstmaligen Zugang und für den Fall, dass diese Zugangsdaten nicht (mehr) zur Verfügung stehen, ist die Schaltfläche "Zugangsdaten vergessen?" zu wählen. Ein Klick darauf öffnet eine Seite mit einem Eingabefeld, in das man seine eMail-Adresse einträgt und sie durch Anklicken der Schaltfläche "Zugangsdaten zuschicken" absendet. Wenn diese eMail-Adresse der in der Datenbank hinterlegten Adresse entspricht, werden die Zugangsdaten an diese Adresse geschickt.
Für den Fall, dass ein Mitglied erstmals eine eMail-Adresse erhält / angibt, muss es diese dem Gruppenleiter melden, der sie in die Datenbank einträgt. (Erst) danach ist das Zusenden der Zugangsdaten über die Schaltfläche "Zugangsdaten vergessen?" möglich.
Anmerkung: Nach dem ersten Zugang kann jeder seinen Benutzernamen und sein Passwort ändern; ebenso seine Zustimmung zum Einblick in seine Forschungsdaten.
Nach Eingabe der korrekten Zugangsdaten und einem Klick auf den Button "Abschicken" öffnet sich eine weitere Seite mit dem Titel:
Herzlich Willkommen im internen Teil der Forscherdatenbank der GFW
Auf dieser Seite wird der persönliche aktuelle Eintrag im Mitgliederverzeichnis gezeigt. Änderungen an diesen Daten sind möglich über die Abfrage:
Sind diese Angaben noch aktuell ?
Durch einen Klick auf das Wörtchen "hier" öffnet sich eine Seite mit einer Eingabemaske, die die persönlichen Angaben (Postanschrift, Telefon, Fax, eMail-Adresse, URL der eigenen Homepage, Mitgliedschaften in anderen genealogischen Vereinen, genealogische Spezialgebiete, benutzte Software, Geburtsdatum, Beruf) enthält. Weiterhin kann hier bestimmt werden, welche Angaben im Zusammenhang mit den Forscherdaten angezeigt werden dürfen. Dazu stehen folgende Optionen zur Auswahl:
- Anzeige der kompletten Adresse (mit oder ohne Telefon, Fax, Mitgliedschaften, je nach Einstellung)
- nur Angabe der eMail-Adresse
- Freigabe und Anzeige der Forscherdaten nur für GFW-Mitglieder
Änderungen werden durch "Überschreiben" bzw. durch Aktivieren (Anklicken) des entsprechenden Markierungsfeldes und abschließendes Anklicken der Schaltfläche "Änderung übernehmen" vorgenommen.
Zugangsdaten ändern
Die Zugangsdaten können nach eigenen Wünschen geändert werden, indem man auf den farbigen Schriftzug (Hyperlink) "Zugangsdaten ändern" klickt. Auf der folgenden Seite können dann ein neuer Benutzername und/oder ein neues Passwort (zur Sicherheit gegen Vertippen zweimal) eingegeben werden.
Mitgliederverzeichnis
Ein Klick auf die Schaltfläche "Mitgliederliste" öffnet eine neue Seite mit einer Eingabemaske, die das Durchsuchen des Mitgliederverzeichnisses nach den Kriterien Mitgliedsnummer, Vorname, Nachname, eMail-Adresse, PLZ oder Ort ermöglicht.
Neben der Verwaltung der reinen Mitgliederdaten ist es von der internen Startseite auch möglich, die eigenen Forscher-Datensätze (Forschungsgebiete mit dazugehörigen Familiennamen) zu bearbeiten (zu ändern, zu löschen oder Daten hinzuzufügen).
Zur Forscherdatenbank
Ein Klick auf die Schaltfläche "zur Forscherdatenbank" führt genauso wie im öffentlichen Teil zu einer Abfragemaske, die ein Durchsuchen der Forscherdaten der Mitglieder ermöglicht. Der Unterschied zur öffentlichen Abfrage besteht darin, dass hier sämtliche Datensätze zur Verfügung stehen, während im öffentlichen Teil nur solche Datensätze durchsucht werden können, die von den GFW-Mitgliedern für Externe freigegeben wurden.
Über die Eingabemaske kann die Datenbank mit den von den Vereinsmitgliedern gemachten Angaben über erforschte / gesuchte Familiennamen in bestimmten Orten oder Regionen nach Familiennamen und / oder Orten durchsucht werden. Die Eingabemaske hat den Zweck, die Suche einzuschränken, wobei mindestens ein Feld ausgefüllt sein muss. Wegen der großen Anzahl von Datensätzen ist es sinnvoll, gezielt zu suchen, wenn verwertbare Suchergebnisse herauskommen sollen. Genauso wichtig ist es natürlich, dass die Daten vom Forscher präzise und in möglichst einheitlicher Struktur in die Datenbank eingegeben werden).
Bei der Suche nach Orten oder Familiennamen sollte immer nur ein Ort bzw. ein Name eingegeben werden, weil die Datenbankstruktur auf eine Orts- bzw. Namensanbindung abgestellt ist, d.h. ein Datensatz immer nur einen Ort (ggf. allerdings mit einer Vielzahl dort nachgewiesener / gesuchter Familiennamen) oder nur einen Familiennamen, der gegebenenfalls in verschiedenen Orten gesucht wird, enthalten soll.
Die Suche nach Orten und Familiennamen kann selbstverständlich kombiniert werden (Ort und Familiennamen eingeben). Allerdings ist es sinnvoll, in jedem Suchdurchlauf nur nach einem Familiennamen zu suchen, weil nur so sichergestellt ist, dass alle Datensätze angezeigt werden, in denen der gesuchte Familienname auftritt.
Sowohl bei der Orts- als auch bei der Namenssuche sollten Variationen in der Schreibweise berücksichtigt werden (weil dies bei der Dateneingabe häufig übersehen wird!). Wer z.B. nach Thiel oder Schmidt sucht, der sollte auch die Schreibweisen Tiel, Tyl, Thil u.ä. bzw. Schmid abfragen (aber in mehreren Suchläufen!).
Der Suchlauf wird im übrigen erst durch Anklicken der Schaltfläche "Suche starten" ausgelöst, und es dauert je nach Rechner einen Moment, bis das Suchergebnis dargestellt wird.
Eigene Datensätze hinzufügen, ändern oder löschen
Die Schaltfläche "Datensätze Mitgl.-Nr." ermöglicht das Eingeben und Bearbeiten (Ändern und Löschen) eigener Forschungsdaten. Ein Klick auf diese Schaltfläche zeigt alle eigenen bereits in der Datenbank hinterlegten Forscherdatensätze an. Rechts neben jedem Datensatz stehen zwei Schaltflächen: "Bearbeiten" und "Löschen".
Durch einen Klick auf "Bearbeiten" kann der jeweilige Datensatz geändert werden. Abschließend muss noch die Schaltfläche "Abschicken" angeklickt werden.
Mit der Schaltfläche "Löschen" kann der jeweilige Datensatz vollständig aus der Datenbank entfernt werden. Vor dem endgültigen Löschen erscheint noch eine Sicherheitsab-frage, bei der das Entfernen des Datensatzes nochmals bestätigt werden muss.
Um einen neuen Eintrag hinzuzufügen, muss der Button "Datensatz hinzufügen" (unten auf der Seite) angeklickt werden. Es öffnet sich dann eine Eingabemaske für das einzugebende Forschungsgebiet und die dort gesuchten Familiennamen.
Um die feingliedrige Struktur der Datenbank zu bewahren, ist es sehr wichtig, dass immer nur ein Datensatz, bestehend aus einem Ort und den dort gesuchten Familien oder aus einem Familiennamen und den Orten, in denen nach diesen Namen geforscht wird, eingegeben und gespeichert wird. Die Struktur eines jeden Datensatzes sollte dabei möglichst wie folgt aussehen:
Beispiele für Eingaben in das Feld Forschungsgebiet:
Möckern (Kreis Burg / Sachsen-Anhalt)
Kreis Burg (Sachsen-Anhalt) oder
Sachsen-Anhalt
Es ist zweckmäßig, eine möglichst konkrete Ortsangabe (mit Landkreisangabe und Angabe der Provinz / Region oder des Bundeslandes) zu wählen. Nur wenn diese nicht möglich ist, sollten größere Einzugsgebiete (Landkreis, Provinz oder Bundesland) eingegeben werden. Es ist auch möglich, die Ortsangaben mit den heutigen Postleitzahlen oder w-Nummern bei den ehemals deutschen Ostgebieten zu ergänzen, wenn dadurch Unklarheiten in der Zuordnung aufgelöst werden können.
Für das jeweilige Forschungsgebiet (den Ort!) sollten im übrigen alle dort gesuchten bzw. erforschten Familiennamen in einem Datensatz angegeben werden. Werden mehrere Namen eingegeben, sollten diese durch Kommata und Leerzeichen getrennt werden.
Beispiel:
Maier, Mayer, Meier, Meyer, Müller, Mueller, Schultze, Schulze, Schmid, Schmidt
Unterschiedliche Schreibweisen von Orten und Familiennamen sollen sowohl bei der Eingabe als auch der Abfrage nicht in Klammern - z.B. "Schul(t)ze" - gesetzt, sondern unbedingt ausgeschrieben werden. Ist die Schreibweise "Schul(t)ze" in die Datenbank eingegeben, wird dieser Datensatz nämlich nur gefunden / angezeigt, wenn auch tatsächlich nach "Schul(t)ze", nicht aber, wenn nach Schultze oder Schulze gesucht wird (In diesem Fall wäre es unter Umständen sinnvoll, nach "Schul" zu suchen, dann werden sowohl "Schulze" als auch "Schultze" gefunden, aber auch "Schulenberg"!).
Adelsprädikate sollen dem Namen vorangestellt werden, also z.B. "von Bonin" und nicht "Bonin, von".
Grundsätzlich ist es auch möglich, die Familiennamen mit Jahresangaben (in Klammern dahintergestellt) zu versehen, damit bei einem Suchtreffer sofort erkennbar wird, ob die Zeitspanne passt, z.B.: Meier (1850 - 1890), Müller (1600), Schulze.
Nach der Eingabe eines neuen Datensatzes in die Eingabemaske muss der Datensatz noch durch Anklicken der Schaltfläche "Speichern" gespeichert werden. Der neue Datensatz steht danach sofort für einen Suchvorgang in der Datenbank zur Verfügung.
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