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Tips zur Beschaffung von Urkunden in der Tschechischen Republik

(von Dr. Jan Rainer Schulz)

Die nachfolgenden Ausführungen beziehen sich auf dieses Formular (in PDF-Format, zum Ausdrucken).

Ich versuche hier kurz, das Vorgehen im Umgang mit tschechischen Behörden zu umreißen.

Der Vorteil des Formulars zur Anforderung von Urkunden ist, daß die Standesbeamten sofort sehen, wer will was, warum und woher. Das erspart Nachfragen, Zeit, Geld und so manches Mißverständnis.

Der zweite Vorteil davon ist, daß man somit keine Angst haben muß, auf Deutsch eine Anfrage an ein tschechisches Standesamt zu stellen, da hier lediglich Felder zum Ankreuzen sind, bzw. Angaben zur Person. Das Anschreiben kann man daher ruhig immer auf Deutsch verfassen. Das ist ja kein böser Wille und wird in der Regel von den Beamten auch nicht negativ aufgefaßt, wenngleich es einen Unterschied zu machen scheint, ob man dieses Formular beilegt oder ob erst im Rathaus jemand gefunden werden muß, der aus dem Anschreiben herauslesen kann, was überhaupt angefordert worden wird.

Rechtlich hat man nur einen Anspruch auf Unterlagen über Personen, die maximal zwei Generationen zurückliegen. Dies wird manchmal eingehalten, meistens aber nicht. Ansonsten ist die Rechtslage ähnlich wie bei uns. Zu diesem Formular legt man lediglich den Nachweis über die Rechtmäßigkeit der Anforderung bei. Heißt auf Deutsch, Kopie vom Personalausweis und Kopie der Geburtsurkunde. Es muß nicht übersetzt oder legalisiert (beglaubigt) werden. Sämtliche Auskünfte erfolgen somit nur aufgrund eines direkten Verwandtschaftsverhältnisses (nur zwei Generationen), bzw. über Vollmacht (z.B. Notar, Erbsache, etc).

Es werden lediglich Urkunden erstellt (Geburt, Tod und Heirat). Abschriften können zwar beantragt werden, der Erhalt ist aber eher Glücksache. Die Standesbeamten haben meistens allergrößte Probleme mit Schrift und Sprache, allerdings können sie manchmal Ortschaften besser einordnen. Fotokopien aus den Unterlagen dürfen gar nicht gemacht werden. Lediglich wenn die Schutzfrist abgelaufen ist (100 Jahre für Geburtsurkunden, 75 Jahre für Heirats- und Sterbeurkunden) und die Unterlagen eigentlich schon im Archiv sein sollten, wird manchmal eine Fotokopie angefertigt oder man darf vor Ort ein Foto machen.

Die Kosten belaufen sich auf Kč 100,- (etwa 3,50) pro Urkunde. Sie sind in Stempelmarken (= kolek, gibt es bei der tschechischen Post) zu bezahlen. Man kann seinem Anschreiben auch tschechische Geldscheine beilegen, funktioniert auch. Mit deutschem Geld bezahlen zu wollen, ist nicht zu empfehlen. (Umtauschkurs, nationale Empfindungen, etc.). Tschechisches Geld bekommt man i.d.R. bei Reisebanken an Hauptbahnhöfen, Flughäfen, oder kann man es auch bei seiner Bank bestellen.

Mit Kirchen habe ich keine Erfahrungen gemacht, wenngleich ich auch auf Standesämtern kirchliche Unterlagen gefunden habe, die dort eigentlich gar nicht hingehören (Zuständigkeit, zeitliche Einordnung) - dies ist besonders in kleineren Städten der Fall.

Man bekommt die Unterlagen an seine Anschrift, die man im Formular eintragen muß, zugeschickt. Dauer: etwa 1-3 Wochen.

Diese Erläuterungen sind das Ergebnis der Beschaffung von etwa 80 Urkunden, die ich bei meiner Suche, bzw. bei der Unterstützung von Forschern beantragt und immer ohne größere Mühe erhalten habe. Tipp: Dieses Formular kann man auch zur Anfrage bei Archiven benutzen!!

Hinweise zum Ausfüllen:

(1)          Matriční úřad : Obecní úřad und den Namen der Stadt, die Sie anschreiben (tschechischen Ortsnamen!!!)

(2)       Rodného listu (Geburtsurkunde) oder
Oddacího listu (Heiraturkunde) oder
Úmrtního listu (Sterbeurkunde)
(hier ankreuzen, welche Urkunde Sie anfordern)

(3)       Vorname und Nachname der gesuchten Person (so, wie Sie es wissen)
roz. Mädchenname bei Frauen

(4)       Datum des Ereignisses
(also Geburtstags-, Heirats- oder Sterbedatum)

(5)       Ort des Ereignisses
(hier den Ort auf Tschechisch reinschreiben, bei Herrn Gundacker gibt es viele deutsche Ortsbezeichnungen auf Tschechisch, falls Sie es nicht wissen, dann eben auf Deutsch, die Standesämter haben oft kiloschwere Verzeichnisse zum Nachschlagen)

(6)       Religion: katholisch, evangelisch, o.a.
(ruhig auf Deutsch, das ist hier auch für Tschechen deutlich)

(7)       Name des Vaters (otec) der Mutter (matka)
(kann man freilassen, falls man es nicht weiß)

(8)       Wofür brauchen Sie die Unterlagen: úřad bedeutet für Ämter

(9)       Für welches Land brauchen Sie die Unterlagen: NSR bedeutet Bundesrepublik Deutschland

(10)   Ich benötige eine Beglaubigung des Dokuments. (ja/nein ankreuzen)
Falls Sie ja" angekreuzt haben, erhalten Sie die beglaubigten Unterlagen nach längerer Zeit über die tschechische Botschaft Ihres Landes gegen Nachnahme.

(11)   Name und Anschrift des Antragstellers (leserlich, Druckbuchstaben!!)

(12)   Syn = Sohn Dcera = Tochter
Vnuk = Enkel Vnucka = Enkelin
Bydlite: Wohnort (von Ihnen selbst!)

(13)   Občansk průkaz
(Nummer des Personalausweises und Gültigkeitsdauer)
Nicht vergessen: unbedingt Kopie des Personalausweises/der Geburtsurkunde beilegen.

Rechts unten mit Datum unterschreiben.

Ich hoffe, es hilft Ihnen etwas weiter.

Viele Grüße und viel Erfolg!!

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