From: Gerd Schmerse

Tips und Tricks zu Mails und Mailingliste

Warum schreibst Du eine Mail? Zu Deinem eigenen Vergnügen? Oder doch, weil Du gelesen werden willst und möglicherweise eine Antwort haben möchtest? Dann solltest Du es dem Leser so angenehm wie möglich machen, Deine Mail zu lesen und Dir ggf. zu antworten. Niemand von denen, die auf die Regeln hinweisen, hat diese Regeln selbst erfunden - sie sind in langen Jahren der Benutzung (insbesondere in den Gruppen des Usenet) als die praktikabelste Form der Kommunikation gewachsen. Wer dies willentlich mißachtet, und Rat sucht, aber die Bereitschaft einen Rat anzunehmen, nicht mitbringt, erreicht insbesondere eines: manch ein erfahrener Nutzer, der vielleicht die richtige Antwort hätte, wird ihn nicht mehr lesen und daher auch keine Antwort geben.

Sven Hartge, einer der Berater in der Anfänger-Hilfe-Gruppe de.newusers.questions formulierte einmal:

"Täglich warten etwa 1000 Artikel darauf, von mir beachtet, gelesen und evtl. beantwortet zu werden. Deiner soll sich dafür qualifizieren? Prima, ganz einfach: Beachte einfach die elementaren Regeln, und dazu gehört nicht nur die Netiquette, sondern auch die Regeln des Duden und der richtigen Präsentation, sprich Formatierung des Artikels, denn die entscheiden, ob ich a) weiterlese und mir b) die Mühe mache, eine Antwort zu tippen."


1. Regel zum Zitieren 

Tips, die helfen, die Lesbarkeit von Nachrichten zu erhalten:
  • Zitiere nur, was zum Verständnis notwendig ist, lösche den Rest.
  • Schreibe Deine Antwort jeweils hinter das Zitierte.
  • Kennzeichne die zitierten Zeilen mit ">" am Zeilenanfang.

AW: statt Re: bei Outlook 

Die "Sprache" der Mailprogramme untereinander basiert auf englischen Ausdrücken, die Eindeutschung hier ist eher hinterlich und führt zu Konstruktionen wie "Re: AW: Re: AW: Re:", die vollends unleserlich werden, wenn jeweils noch ein Mailinglisten-[Präfix] enthalten ist. Man kann es wie folgt abstellen:

  • Extras/Optionen (Menu)
  • E-Mail Format (Tabsheet)
  • Internationale Optionen (Button)
  • Nachrichtenkennzeichnung in Englisch (CheckBox)
  • Kopfzeilen ... in Englisch (CheckBox)

Dateianhänge 

Dateianhänge sind schon aus Virenschutzgründen in einer Mailingliste nicht möglich. "Harmlose" Anhänge sind HTML- oder VCF-Dateien (Visitenkarten). Artikel in HTML und/oder mit Visitenkarte können aber nur von Anwendern weniger Programme korrekt gelesen werden. Für andere Programme ist dies schlicht "Datenmüll". Daher muß darauf geachtet werden, daß Beiträge für die Liste als reine Textbeiträge (text/plain) versandt werden und keine Anhänge im HTML-, VCF- oder sonstigen Format verwendet werden.


Fehlende Mails 

Sollte der Eindruck entstehen, Listenmails würden nicht mehr erhalten werden, gebietet sich zuallererst ein Blick ins Archiv, ob tatsächlich Mails nicht angekommen sind oder ob nur gerade "Flaute" herrscht. Rückfragen hierzu sind keinesfalls an die Liste zu richten, sondern an den Listen-Administrator.

Besonders AOL hat eine unrühmliche Geschichte, nicht mit Spam umgehen zu können bzw. mit völlig ungeeigneten Maßnahmen dagegen vorgehen zu wollen. Dies führt gelegentlich dazu, daß AOL-Kunden nicht "schon drin", sondern ganz plötzlich "ziemlich draußen" sind. In diesem Fall bitte an die AOL Kundenbetreuung wenden (Tel.: 0180-531316453).


Fullquote (Vollzitat) 

Es ist wirklich nicht nötig, eine zu beantwortende Mail vollständig mit Anreden und Grüßen und Signaturen zu zitieren - und dann die Antwort vor die Frage zu schreiben. Von T-Online z.B. wird als verbindliche Richtlinie (sinngemäß für das Usenet) angegeben:

Wenn man auf einen Artikel antworten will, übernimmt das Mailprogramm den Text des Bezugsartikel i.d.R. vollständig in das Schreibfenster und stellt jeder Zeile ein ">" voran. Dieser Vorgang heißt "quoten", gemeint ist natürlich "zitieren". Wenn man dies nun vollständig stehen läßt und darüber oder darunter die eigenen Zeilen schreibt und schließlich so absendet, dann darf man sich nicht wundern, wenn man dadurch Kritik erntet.

Vollzitate gelten im Usenet als sicheres Zeichen, einen Anfänger vor sich zu haben, oder, wenn das nicht zutrifft, einen unhöflichen Poster. Zu bedenken ist, daß alle, die die Liste oder Gruppe beziehen, diese überflüssigen Zitate mitbeziehen müssen. Das ist auch im heutigen Zeitalter von schnellen Modems und ISDN noch relevant, denn wenn das jeder machte, so wäre eine Vervielfachung der Übertragungzeiten und des notwendigen Speicherplatzes auf der Festplatte für alle die Folge.

Vollzitate sind insofern sogar netzschädigend, denn jeder Leser muß diese herunterladen, obwohl er den Bezugsartikel schon geladen hat. Und auch alle Server müßten plötzlich das Zwei- bis Dreifache des Volumens übertragen. - Zitate dienen als Gedankenstütze, um Antworten kürzer verfassen zu können und den Kontext herzustellen. Dazu unterbricht man das Zitat und schreibt dazwischen seine Anmerkung, Stellungnahme, Antwort oder Zwischenfrage. Ein Vollzitat durchgehend auszuführen und darüber oder darunter etwas zu schreiben, ist dagegen völlig unnötig, da man immer hin- und herblättern muss. Dann könnte man aber auch den Bezugsartikel im Original nachlesen, soweit dies erforderlich wäre.

Das Motto lautet "Quote nur das, worauf Du Dich beziehst". Anrede, Einleitung, Grußformel und Signatur zitiert man grundsätzlich nicht.


Hilfe! Ein Virus! 

Viren und Würmer verbreiten sich als Anhang von E-Mails - das bedeutet, daß über die Mailing-Listen keine Viren verbreitet werden, da dort Anhänge grundsätzlich nicht möglich sind. Daher ist es auch nicht erforderlich, Viruswarnungen über die Mailinglisten zu senden.

Zur Vermeidung einer Infektion bei einem zugesandten Virus ist es also - neben tagesaktueller Antivirensoftware - angezeigt, keine Attachments (Dateianhänge) zu öffnen (sowie bei Outlook Express kein Vorschau-Fenster aktiviert zu haben).

Sollte Dir ein Virus zugeschickt worden sein, bitte erst informieren, ob da etwas dran ist - dann warnen. Zum Beispiel bei http://hoax-info.de (auch mit Viren werden schlechte Scherze gemacht). Eine Warnung sollte dann ggf. nur an den Versender des Virus gesandt werden - wenn dieser einwandfrei ermittelt werden kann! Die Absenderzeile der Virus-Mail ist nämlich häufig gefälscht.


Mailinglisteneinstellungen ändern 

Viele persönliche Einstellungen im Zusammenhang mit dem Abonnement der Neumark-Liste können individuell eingestellt werden. Die betrifft z.B. die Frage, ob man alle Mails einzeln bekommen möchte, oder in einer Mail als Tageszusammenfassung oder überhaupt nicht (z.B. im Urlaub), An- und Abmeldungen oder Paßwortänderungen.

Für diese Änderungen gibt es zwei Möglichkeiten:

  • Die Webseiten
    Auf der Info-Seite der Neumark findet sich ganz unten die Rubrik "Einstellungen ändern", die zu einer Seite führt, auf der dies alles möglich ist.

  • Änderungen per Mail
    Alle Einstellungswünsche können per Mail an die Request-Adresse des Mailservers gesandt werden, diese ist: Neumark-L-request@genealogy.net. Eine genaue Erläuterung erhält man, wenn man das Wort help im Subject (Betreffzeile) oder im Text der Nachricht (und nichts anderes!) an die genannte Adresse sendet.

Seit 18 Dez 2003 ist die Mailinglisten-Software Mailman2 im Einsatz. Siehe auch Informationen zur Listenumstellung


Meine Mail wird nicht angenommen 

Sehr wahrscheinlich liegt eine Fehlkonfiguration Deines Mailservers vor. Entweder kann die IP-Adresse nicht zu einem Namen aufgelöst werden (vgl. http://www.faqs.org/rfcs/rfc1123.html - RFC 1123 Kap 6) oder der Server steht auf der schwarzen Liste der offenen Mail Relays. In beiden Fällen solltest Du das mit geschickte Fehlerprotokoll an Deinen Provider schicken, damit dieser für Abhilfe sorgt. Es ist ein Problem, das nur Dein Internet Provider beheben kann. Falls er das nicht kann oder will, solltest Du den Provider wechseln. Jeder Provider, der etwas auf sich hält, sorgt für korrekt konfigurierte Server.


Multi-List (Senden an mehrere Listen) 

Es ist keine gute Idee, Mails an verschiedene Listen gleichzeitig in Kopie zu schicken. Zum einen hat jede Liste ihr eigenes Thema und nur selten wird etwas in mehreren Listen "on-topic" (zum Listenthema passend) sein. Zum anderen gibt es leider die von einigen Nutzer verwendete Form des "Antworten an alle", welche dann in den jeweils anderen Listen zu Fehlermeldungen wegen Nicht-Mitgliedschaft und damit zu Mehrbelastung des Moderators führt.


Neue E-Mail-Adresse, was tun? 

Seit dem Update der Mailinglisten-Software Mailman2 im Dez 2003 ist auch ein Ändern der E-Mail-Adresse möglich; man geht hierzu auf die Seite mit den persönlichen Einstellungen.
Da der Moderator hierüber keine Benachrichtigung vom System erhält, ist es sinnvoll und eine nette Geste, ihn zu informieren, wenn eine solche Änderung vorgenommen wurde.


Out-Of-Office Mitteilungen 

Den Absenderadressen nach zu urteilen, gibt es offenbar viele glückliche Forscher, denen es möglich ist, vom Büro aus ihre Forschung zu betreiben. Problematisch wird dies allerdings für andere, wenn das Büro bei Abwesenheit automatisch sogenannte "Out-of-Office"-Mitteilungen versendet. Ist der Abwesende in eine Mailingliste eingetragen, bedeutet dies, daß die Liste oder sogar jeder an die Liste Schreibende eine solche Mitteilung bekommt, selbst wenn er den Abwesenden überhaupt nicht kennt und nie an ihn geschrieben hat. Mit solcher Adresse sollte man sich also niemals in eine Liste eintragen oder aber sorgsam darauf achten, während einer Abwesenheit die Zustellung auszusetzen (siehe Urlaub).


Realname 

Unter falschem oder unvollständigem Namen oder Pseudonym oder gar ohne Namen im Absender zu posten gilt (zumindest im deutschsprachigen Usenet) als unhöflich. Dies bezieht sich nicht auf eine Unterschrift unter der Mail, sondern auf den Namen der in der "From:"-Zeile als Absender ausgewiesen wird. Deshalb bitte darauf achten, daß bei den Benutzerdaten im Mailprogramm immer ein kompletter Vor- und Nachname eingetragen sind. Das gilt auch dann, wenn der Name Bestandteil der Mailadresse ist. Viele Programme werten den Realnamen, der der Adresse beigefügt ist, aus und benutzen ihn, um ihn bei einer Antwort als Einleitung und Anrede anzuzeigen.

Eine Ausname gilt hier für die Nutzer von AOL: da dieser Anbieter nicht in der Lage ist, dies korrekt durchzuführen und darüberhinaus durch Ignorieren weiterer Standards dem Netz Schaden zufügt, kann hier nur ein Providerwechsel empfohlen werden.

Als Beispiel für letzteres siehe Fehlende Mails.


Signatur 

Nach allgemeiner Übereinkunft ist eine Signatur vom Body (Nachrichtentext) mit "-- " (Zwei Striche, ein Leerzeichen) abzutrennen. Darunter dürfen maximal vier Zeilen Text folgen. Man sollte sich strikt an diese Regel halten, denn sonst muß man dessen gewahr sein, jederzeit auch öffentliche Kritik zu provozieren. Natürlich könnte man etwa argumentieren "Ich habe zwar sechs Zeilen, aber die Zeilen sind doch gar nicht voll!", aber damit wird man keine Freude haben. Der Grund, warum die Netzgemeinde so penibel auf die vereinbarten Grenzen pocht, ergibt sich aus dem Umstand, daß jede Aufweichung der Regel, wenn man sie denn zuließe, später zu weiteren Regelverletzungen auf niedrigem Level führen würde. Und dies solange, bis 1000 Zeilen Signatur Standard sind. ;-)

Noch ein Wort zum Signaturtrenner: Es ist wichtig, daß er so und nicht anders benutzt wird, weil es Mailprogramme gibt, die die Signatur tatsächlich abtrennen: Entweder schon in der Leseansicht, spätestens aber beim Quoten (Zitieren) der Antwort. Und erweiterte Features guter Mailprogramme sollte man nicht vorsätzlich unterlaufen, wenn man nicht den Zorn der Benutzer solcher Reader auf sich ziehen möchten. Die Form der Signatur ist der Netzgemeinde übrigens derart wichtig, daß sie sogar in einem technischen Standard (RFC son-of-1036 in Abschnitt 4.3.2) festgelegt wurde.


Subject (Betreffzeile) 

Das Subject (die Betreffzeile) ist das erste, was ein Leser von der Mail sieht, sie entscheidet häufig darüber, ob eine Mail überhaupt gelesen wird - deshalb bitte stets ein eigenes, aussagefähiges Subject verwenden. Diese Zeile leer zu lassen oder mit "<no subject>" zu füllen, vermindert die Chancen auf eine gewünschte Antwort deutlich.


Subjectänderung 

Wenn man ein Subject an den veränderten Inhalt anpaßt, ist das sehr gut! Formal sollte es so aussehen: das alte Subject wird in Klammern angefügt, nicht mit Bindestrich abgetrennt, das alte "Re" wird durch "was" (englisch für das deutsche "war") ersetzt; also "(was: ...)" statt "- war Re: ...". Dies ist in den Telekommunikationsstandards (RFCs) so beschrieben und hat seinen Sinn darin, das Mail- oder Routing-Programme dies verstehen können und u.U. entsprechende Weiterleitungen oder Sortierungen vornehmen können. Da die Standards und die Mailersoftware englisch sind, wird auch im deutschsprachigen Mailverkehr der englische Begriff eingesetzt.

Wenn man auf ein derart geändertes Subject antwortet, löscht man den gesamten Klammervermerk und behält nur das neue Subject bei.


Urlaub, was tun? 

Leicht besteht die Gefahr, daß im Urlaub auch der elektronische Briefkasten überquillt. Als Gegenmaßnahme hierzu bitte nicht sich per "unsubscribe" aus der Liste austragen und anschließend wieder neu anmelden - dies macht dem Moderator jeweils zusätzliche Arbeit.

Die Lösung lautet, die entsprechenden Einstellungen auf der Webseite (siehe oben) ändern oder - noch einfacher - die Zustellung von Mail aussetzen durch ein Schreiben an den Request-Server mit der Adresse Neumark-L-request@genealogy.net: "set authenticate PASSWORT" und "set delivery off" zum Abbestellen. Nach dem Urlaub kann man dies dann wieder rückgängig machen mit "set authenticate PASSWORT" und "set delivery on" zum Wiederbestellen.


Was macht mein Name in fremder Mail? 

Leider gibt es "Mail"-Programme, die den Absender einer Mail (die "From:"-Zeile) nicht anzeigen können (z.B. Outlook Express). Dies ist nicht nur ärgerlich, wenn man dem Absender persönlich schreiben will, sondern kann auch noch eine andere Irritation zur Folge haben:
Eine weitere Zeile in den normalerweise versteckten Kopfzeilen einer Mail ist die "Sender:"-Zeile, die angibt, von wem die Mail zuletzt (weiter-)gesandt wurde, im Falle einer Mailingliste also die Mailsoftware des Listenservers. Unsere verwendet dabei diese Zeile zu Prüfzwecken für die Richtigkeit von Adressen und hängt bei jeder 5. Mail an den eigenen Absender die Adresse des jeweiligen Empfängers an. Für den Teilnehmer sieht das dann unter Umständen etwa so aus:

Von: neumark-l+mein.name=provider.de@genealogy.net im Auftrag von Richtiger Absender

Outlook bietet dies statt der From:-Zeile als Absender der Mail an, und auch anderen mag auffallen, daß in der Zeile "Sender:" einer fremden Mail die eigene Adresse erscheint - Ursache ist die oben genannte Prüfung durch die Listensoftware.



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